Het belang van een sterk onboarding programma

Het onboarding programma, ook wel inwerkprogramma genoemd, van een organisatie speelt een essentiële rol in de loopbaan van medewerkers. Toch is het een proces dat nog door veel organisaties wordt verwaarloosd. Als organisatie steek je veel tijd in het aantrekken en interviewen van de juiste medewerkers. Het inwerken van een medewerker is net zo belangrijk in dit proces en zou daarom evenveel aandacht moeten krijgen. Om jou op weg te helpen met het creëren van dit effectieve onboarding programma hebben wij de snelst gemaakte fouten neergezet en hoe jij deze kan voorkomen!

Het effectief inwerken van nieuw personeel is voor veel organisaties en leidinggevenden nog een grote uitdaging. Vaak gaan zij ervan uit dat medewerkers van zichzelf al de motivatie hebben bij een organisatie te blijven waardoor er (te) weinig aandacht besteed wordt aan het onboarden van medewerkers. In de realiteit beslissen nieuwe medewerkers juist vaak tijdens de onboarding fase of zij een goede keus hebben gemaakt en bij een organisatie willen blijven. Het onboarding proces heeft daarmee een grote impact op belangrijk zaken zoals de lange termijn productiviteit van een nieuwe medewerker, het verloop en de medewerkersbetrokkenheid. Dit laatste geldt zeker voor de nieuwe generatie medewerkers, die op zoek zijn naar meer dan alleen een goed salaris.

Om aan deze behoefte te voldoen en ervoor te zorgen dat jouw organisatie de kwaliteiten van nieuwe medewerkers optimaal benut, is het dus belangrijk om aandacht te besteden aan jouw onboarding proces.

Informatiedump

De eerste dag is voor medewerkers vaak een spannende dag. Deze nerveusheid kan verschillende oorzaken hebben. Zo kan een medewerker zenuwachtig raken bij het idee dat hij allerlei nieuwe taken moet uitvoeren in een nog onbekende omgeving of juist bij het idee aan het “onbekende”. Als organisatie kan je niet al deze onzekerheden wegnemen en een beetje nerveusheid is altijd wel op zijn plaats. Je kan het leven voor een medewerker echter wel een stuk makkelijker maken. Denk bijvoorbeeld aan de overdracht van informatie door middel van ellenlange handboeken. Dit kan voor medewerkers veel leuker en simpeler gemaakt worden door bijvoorbeeld gebruik te maken van moderne technologie. Verschillende apps en tools bieden de kans informatie te tonen op een speelse en efficiëntere manier. Binnen de Flex-Appeal app doen wij dit door het bijvoorbeeld mogelijk te maken afbeeldingen, (YouTube)video’s en quizzen toe te voegen aan een onboarding.

Het gebruik van technologische oplossingen zoals onboarding apps kan een organisatie (en diens medewerkers) tevens helpen het gevoel van overweldiging te verminderen door gebruik te maken van zogenaamde ‘fasering’. Dit houdt in dat een medewerker de onboarding stap voor stap kan doorlopen aan de hand van bijvoorbeeld korte modules. Zo leert een medewerker elke keer weer iets bij in plaats van dat hij alle informatie in een keer toegestuurd krijgt.

Dankzij fasering is het ook mogelijk pre-boarding toe te passen. Medewerkers ontvangen zo nog voor hun eerste werkdag informatie over hun nieuwe baan. Denk hierbij aan informatie over de organisatie zelf of de cultuur. Een medewerker gaat zo zijn eerste werkdag in met het idee al iets van kennis te hebben waardoor hij de nieuwe functie ook met meer zekerheid instapt. Deze technologische oplossingen bieden vaak ook een voordeel voor de leidinggevenden. Doordat alles in een systeem wordt bijgehouden kunnen zij overzichtelijker zien wie de onboarding fases al heeft doorlopen en wie er bijvoorbeeld blijft haken op bepaalde punten.

Ze blijven toch wel?

Op het moment dat je als organisatie een vacature hebt openstaan en je ontvangt van iemand een sollicitatie en besluit die persoon aan te nemen, dan mag je ervan uitgaan dat degene interesse heeft in de functie en in jouw organisatie wil blijven werken. Of is dit toch niet zo? Zodra je iemand aanneemt ga je er natuurlijk niet vanuit dat deze persoon van plan is de organisatie op korte termijn te verlaten, maar wanneer jouw onboarding programma niet voldoet aan hun eisen dan verhoogt dit deze kans wel.

Als organisatie kun je dit vermijden door ervoor te zorgen dat de verwachtingen die bij een medewerker gecreëerd worden tijdens de sollicitatieperiode ook waargemaakt kunnen worden nadat een medewerker is aangenomen. Dit is vooral belangrijk in de eerste periode van een nieuwe medewerkers, waarin zij haar beeld vormt van de organisatie. Maar liefst 80% van de medewerkers beslist in de eerste 6 maanden of ze voor een langere tijd bij een organisatie willen werken en 20% verlaat een organisatie zelfs al in de eerste 60 dagen. Slechte onboarding leidt in veel gevallen dus tot een hoog verloop onder nieuwe collega’s.

Hoe lang de onboarding periode duurt verschilt vaak per organisatie, maar onderschat niet hoe lang het kan duren voordat een nieuwe collega echt helemaal ingewerkt is en alle ins en outs van de organisatie begrijpt. Veel bedrijven kiezen er daarom voor hun onboarding periode over een lange periode te verspreiden. Zo heeft het onboarding programma van L'Oréal maar liefst een duur van 2 jaar! Daarnaast is het belangrijk dat een organisatie zich blijft inzetten om medewerkers gedurende hun loopbaan te blijven betrekken.

Meer dan taken verdelen

Het onboarden van medewerkers heeft meer om het lijf dan hen slechts laten zien wat de taken zijn binnen hun functie. De onboarding fase is het moment om medewerkers direct bij de organisatie te betrekken. Een effectieve onboarding moet medewerkers bekend maken met de organisatie en diens cultuur. Deze fase biedt dan ook de ideale gelegenheid om te bepalen of een medewerker een goede fit is voor jouw organisatie. Om die reden is het van essentieel belang dat jouw HR-manager of diegene die over de onboarding van medewerkers gaat, een duidelijke strategie heeft ontwikkeld voor het behoud van de medewerkersbetrokkenheid en tevredenheid.

Doordat de betrokkenheid met de organisatie bij nieuwe medewerkers nog niet volledig ingeworteld is, zijn zij het meest kwetsbaar. Zij proberen de nieuwe omgeving waar zij in terecht zijn gekomen te begrijpen en hebben hier voldoende ondersteuning bij nodig. Er zijn verschillende stappen die genomen kunnen worden om een medewerker te betrekken bij de organisatie(cultuur). Begin met hen bekend te maken met de bedrijfsgeschiedenis en waar diens cultuur uit voortkomt. Een andere belangrijke factor in de onboarding is de mogelijkheid relaties te vormen met collega’s. Dit kan door hen de optie te geven zich, op een laagdrempelige manier, intern voor te stellen zoals een welkomstbericht via het interne communicatieplatform van de organisatie maar ook door een smoelenboek beschikbaar te stellen waardoor (nieuwe) medewerkers gemakkelijk collega’s terug kunnen vinden en zo ook sneller contacten leggen.

Slot

Zorg dat jouw organisatie bij het opstellen van het onboarding programma ook rekening houdt met de zaken die op de lange termijn van invloed zijn op de medewerker ervaring in de organisatie. Ook moet er rekening gehouden worden met de veranderende wensen van medewerkers. Het onboarding programma moet een vaste structuur hebben maar regelmatig worden geupdate aan de hand van eventueel veranderende wensen van nieuwe generaties collega’s. Door de valkuilen in gedachten te houden heeft een organisatie een grotere kans medewerkers te betrekken en zo de juiste medewerkers te kunnen behouden.

Heeft jouw organisatie last van deze valkuilen? Zijn er andere problemen waar jullie tegenaan botsen of wil je de onboarding in jouw organisatie nog even extra onder de loep nemen? Neem gerust contact met ons op en dan helpen wij je met alle plezier verder

Flex-Appeal is dé alles-in-één medewerkers app voor retail- en hospitalitybedrijven. Benieuwd naar de mogelijkheden? Klik onderstaand om direct een vrijblijvende demo te ontvangen.

Probeer nu

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief