Onboarding: 7 tips voor een succesvolle inwerkperiode

Gefeliciteerd! Je hebt een nieuw personeelslid aangenomen, wat al best een opgave is in de huidige arbeidsmarkt. Nu is het essentieel om deze nieuwe medewerker zo snel mogelijk te transformeren in een gemotiveerde en betrokken medewerker. Maar hoe doe je dit? Hier 7 tips om nieuwe medewerkers snel, effectief en op een moderne manier in te werken

Een goede inwerkprocedure is essentieel; onboarding is de brug tussen de belofte van nieuw talent en hun optimale productiviteit. Het is enorm belangrijk om te investeren in het inwerken van je medewerkers, dit bepaalt namelijk hoe snel ze hun optimale productiviteit bereiken en hoe lang ze werkzaam bij je bedrijf zullen blijven. Volgens Forbes stopt nieuw personeel het snelst in de eerste 3 tot 6 maanden. Bedrijven met slechte onboarding ervaren meer verloop in die eerste paar maanden, wat een enorme kostenpost is. Daarnaast zorgt een slecht inwerkproces er ook voor dat het langer duurt voor een medewerker zijn optimale productiviteit heeft bereikt.

De onboarding periode is daarom erg belangrijk om het nieuwe personeelslid goed ‘te laten landen’ in je organisatie om zo o.a. het verloop in die eerste periode te verlagen en de productiviteit te verhogen.

Maar…. Hoe zorg je voor een goed onboardingsproces? Met deze 7 stappen tover je nieuw personeel om tot productieve medewerkers:

1. Neem je inwerkproces onder de loep

Bekijk je huidige onboardingsproces vanuit een peak-end rule (zie afbeelding hieronder); de regel dat mensen een ervaring beoordelen op hun gevoel bij de hoogtepunten en het einde, in plaats van op hun gevoel bij de hele ervaring. In andere woorden; probeer de onboarding zo in te richten dat je er één hele hoge piek en een sterk einde zitten, dit zorgt voor een positievere beoordeling van de onboarding. Hier wat ideeën om een hoge piek te bereiken: geef het personeel bijvoorbeeld de werkkleding op een speciale manier, in een mooiere verpakking met een handgeschreven briefje. Of maak de binnenkomst in de kantine speciaal door zijn of haar locker te versieren. Hier is een voorbeeld van evaluatie vanuit de peak-end rule:

2. Zorg voor een buddy/mentor voor je nieuwe medewerker

Het aanwijzen van een mentor of buddy zorgt er voor dat een nieuw personeelslid zich sneller op zijn gemak voelt. Een mentor kan je nieuwe medewerker de eerste paar dagen begeleiden, voorstellen aan de collega’s, of de persoon zijn waar de nieuwe medewerker naar toe kan gaan met vragen of problemen. Voor je medewerkers draait het er niet alleen om dat werk een plek is om te werken, maar ook dat ze zich verbonden voelen met hun collega’s. Werknemers die goed contact met collega’s hebben voelen zich sneller betrokken bij de organisatie. Het aanwijzen van een buddy of mentor is een goede manier om dit te stimuleren!

3. Start het onboarding proces vóór de eerste werkdag (pre-boarding)

Tussen het moment dat een medewerker wordt aangenomen en de eerste werkdag zit vaak een periode die wel een aantal weken kan duren. Het is erg belangrijk dat je in deze periode al begint met het onboarden van de nieuwe medewerker, wat ook wel pre-boarding wordt genoemd.

Deze periode is cruciaal voor het vasthouden van je verworven personeel; door de krappe arbeidsmarkt hebben zij ongetwijfeld meer aanbod om uit te kiezen. Pre-boarding is dé manier om verworven personeel te betrekken bij je bedrijf, en te voorkomen dat ze voor een andere werkgever kiezen.

Daarnaast kan je in deze periode de nieuwe medewerker voorbereiden op en enthousiast maken voor de eerste werkdag. Stel jezelf de vraag wat nieuw personeel moet doen of weten voor deze dag aanbreekt. Het is een goed idee om de nieuwe medewerker toe te voegen aan je interne communicatie-platform, waarin je hem of haar gelijk introduceert. Zo weet iedereen al wie de nieuwe medewerker is, en komt het niet als een verrassing op de eerste werkdag.

Laat je nieuwe personeelslid in aanloop naar de eerste werkdag informatie lezen over je bedrijf, de regels en de werkwijzen. En laat de mentor of buddy contact opnemen met de nieuwe kracht vóór de eerste werkdag en laat deze de eerste werkdag alvast doornemen. Zo zorg je ervoor dat je nieuwe aanwinst weet wat hem of haar te wachten staat en zekerder de eerste dag ingaat.

4. Zorg dat het onboarding proces zo soepel mogelijk verloopt

Als dingen slecht geregeld zijn, verlaagt dit gelijk de motivatie van je nieuwe medewerker en voelt de medewerker zich minder gewaardeerd. Heeft je nieuwe werknemer bedrijfskleding, inlogcodes of een laptop nodig? Regel dit dan ruim van te voren, zodat alles klaar ligt op de eerste dag. Zo kan nieuw personeel gelijk goed van start!

5. Geef een warm welkom

Zorg ervoor dat je nieuwe medewerker vriendelijk wordt onthaald. Introduceer je nieuwe werknemer gelijk aan het huidige personeel, zoals al eerder werd genoemd, is goed collegiaal contact essentieel in het betrokkenheidsgevoel van je personeel. Samen met je nieuwe medewerker aan het einde van de werktijd deze eerste dag evalueren zorgt ook voor een prettig gevoel.

Of ga een stapje verder: wacht je nieuwe medewerkers op met ballonnen of gebakjes. Het is natuurlijk helemaal leuk als je door de winkel omroept dat je een nieuwe medewerker hebt, zodat ook de klanten hem of haar kunnen verwelkomen. Zo geef je de medewerker het gevoel dat ze welkom zijn en gewaardeerd worden.

6. Zet performance verwachtingen

Vroeg beginnen met het stellen van doelen en verwachtingen is de sleutel naar het succesvol managen van de prestaties van je nieuwe medewerker. Door transparant te zijn over de doelen van het bedrijf en de verwachtingen waar de medewerker aan moet voldoen, geef je ze iets om naar te streven. Informele feedback-momenten zijn een handige stap om dit te blijven managen en te stimuleren. Spreek na een maand met elkaar af om de voortgang te bespreken en te evalueren of deze op schema zit.

7. Gebruik moderne technologie

Volgens Forbes is een cruciaal onderdeel in het creëren van een betrokken en productieve medewerker een mobiele of digitale manier van inwerken. Het gebruik van nieuwe technologie voor het onboardingsproces speelt een belangrijke rol in het creëren van een positieve inwerk-experience.

Vooral onder de jongere generaties worden moderne, digitale en interactieve inwerkmethoden verkozen boven de huidige, ouderwetse en statische inwerk-boekjes. Het gebruik van video’s en foto’s in de onboarding is altijd een goed idee, en ook zeker iets wat deze leeftijdsgroepen aanspreekt.

Op zoek naar een moderne/digitale manier van inwerken? Onboarding is één van de vele functies van onze all-in-one medewerkers-app Flex-Appeal! Hiermee kun je een nieuwe medewerker al vóór de eerste werkdag betrekken bij het bedrijf! De onboarding-modules zijn eenvoudig en snel in te richten voor het bedrijf en kunnen worden opgeleukt met video’s en foto’s. Door deze moderne digitale manier van inwerken kun je nieuw personeel gelijk informeren over de huisregels, cultuur, collega’s en nog veel meer! Bekijk alle functionaliteiten van onboarding hier

Benieuwd hoe de app eruit ziet? Vraag dan vandaag nog een demo aan!

Flex-Appeal is dé alles-in-één medewerkers app voor retail- en hospitalitybedrijven. Benieuwd naar de mogelijkheden? Klik onderstaand om direct een vrijblijvende demo te ontvangen.

Probeer Flex-Appeal

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief