3 Redenen waarom werkgevers vandaag nog moeten stoppen met WhatsApp-groepen op de werkvloer

Vergeet e-mail, nieuwsbrieven, prikborden en intranetten. Maar liefst 85% van de supermarkten en restaurants gebruikt WhatsApp-groepen als primair intern communicatiemiddel. Dit blijkt uit een rondgang die wij als Flex-Appeal recentelijk bij een groot aantal bedrijven hebben gemaakt.

Waarom zijn er zoveel WhatsApp-groepen op de werkvloer?

Wanneer je er over nadenkt, dan klinken de cijfers over het WhatsApp-gebruik op de werkvloer niet eens heel verrassend. Immers, WhatsApp telt bijna 10 miljoen gebruikers in Nederland. Dat je ook wel eens berichtjes stuurt naar je collega’s is dan ook niet meer dan logisch.

Het probleem zit hem vooral in het feit dat WhatsApp niet af en toe wordt gebruikt, maar als primair intern communicatiemiddel. Dit is op zijn minst opvallend te noemen, aangezien veel organisaties ook werken met een intranet, nieuwsbrieven, prikborden, e-mails en meer. Uit onze rondgang langs medewerkers blijkt echter dat berichten via deze kanalen niet of nauwelijks gelezen worden. Waarom? Intranet is vaak niet mobiel toegankelijk en tevens niet interactief, nieuwsbrieven bevatten teveel non-informatie voor de gemiddelde medewerker en welke 16-jarige vakkenvuller of ober gebruikt er tegenwoordig nog e-mail om te communiceren?

WhatsApp groepen sluipen dan ook vaak een organisatie binnen en worden, zonder dat iemand er erg in heeft, al snel het centrale communicatiemiddel binnen een bedrijf. Het begint vaak bij een klein groepje collega’s dat “even snel” een groep aanmaakt omdat dit “wel gemakkelijk” is. Voor je het weet is er een wildgroei aan nieuwe groepen zoals ‘kassa’, ‘bar’, ‘vulploeg’ en meer. Een gemiddelde supermarkt heeft al vijf losse WhatsApp groepen. Bij een (franchise)organisatie met meerdere vestigingen, loopt dit aantal al snel in de tientallen zo niet richting de honderd!

Wat zijn de gevolgen van het gebruik van WhatsApp-groepen op de werkvloer?

Nu hoor ik je denken: “als WhatsApp inderdaad gemakkelijk en snel is, wat is dan precies het probleem?”. Het probleem is dat WhatsApp niet gemaakt is voor het soort communicatie dat plaatsvindt op de werkvloer. WhatsApp is in essentie een ‘chat’, gemaakt voor snelle één-op-één gesprekken. Dit is een andere manier van informatie uitwisselen dan bijvoorbeeld een (digitaal) prikbord of een Facebook-tijdlijn en brengt op de werkvloer een hoop nadelen met zich mee. Onderstaand dan ook 3 redenen waarom je vandaag nog zou moeten stoppen met WhatsApp groepen op de werkvloer.

1. Het leidt tot miscommunicatie
Wellicht de grootste reden om te stoppen met WhatsApp op de werkvloer is dat het heel snel leidt tot verwarring en miscommunicatie. Aangezien een chat niets meer is dan een opeenstapeling van berichten, raak je snel de draad kwijt. Met meerdere mensen in één groep kan iedereen door elkaar heen reageren. Daarnaast worden er in elke groep vaak allerlei soorten berichten door elkaar heen gedeeld. Foto’s van het laatste rooster, informatie over lopende aanbiedingen, het zoeken van een vervanger of het beantwoorden van algemene vragen komen allemaal aan de orde. Dan hebben we het nog niets eens gehad over (het gebrek aan) de scheiding tussen werk en privé. Babyfoto’s, weekendplannen, linkjes naar ‘grappige’ video’s; bijna niets is off limits in een WhatsApp-groep.

Keuze in wat je wel of niet ontvangt is er bovendien niet. Je kan er alleen voor kiezen om alle meldingen van een groep uit te zetten. Gezien de ‘notificatie-terreur’ (zie hieronder) en grote hoeveelheid niet-relevante berichten die bij een WhatsApp groep komen kijken, kiezen veel medewerkers dan ook niet geheel verrassend om de WhatsApp groep op mute te zetten. Het gevolg is echter dat zij niet langer regelmatig kijken naar de informatie die gedeeld wordt en belangrijke zaken missen. Deze situatie komt nóg vaker voor wanneer er, zoals bij veel retail- en hospitality-bedrijven het geval is, veel part-timers actief zijn die überhaupt al minder behoefte hebben om continue berichten te ontvangen.

Zelfs voor de medewerkers die wel trouw de gesprekken volgen, is de informatie die echt belangrijk is al snel onmogelijk terug te vinden. Een groepschat is echter een oneindige transportband van berichten. Wil je dat ene, belangrijke bericht terugvinden, dan is er een grote kans dat je minutenlang hopeloos terug aan het scrollen bent in de chatgeschiedenis.

Zo vergroten WhatsApp-groepen dus op verschillende manieren aanzienlijk de kans op miscommunicatie.

2. Medewerkers hebben last van de ‘notificatie-terreur’
‘Nutteloze groepsgesprekken’ zijn één van de grootste frustraties van medewerkers, zo bleek uit onze inventarisatie. Mede omdat er binnen WhatsApp-groepen allerlei berichten door elkaar heen gaan, staat de telefoon al snel roodgloeiend van de notificaties. Hoewel je binnen een groepsgesprek vaak lang niet alles hoeft te lezen, krijg je wel constant van ieder bericht een notificatie.

Dit is niet alleen een constante afleiding, maar leidt bij veel medewerkers ook tot een angst om iets belangrijks te missen (in het Engels mooi omschreven als de zogenaamde FOMO; fear of missing out). Hoewel je weet dat het grootste deel van de berichten niet relevant zijn, wordt je door de continue notificaties toch steeds weer naar de chat teruggetrokken en begin je je zorgen te maken dat je dat éne belangrijke bericht mist. Dit zorgt bij veel mensen voor onnodige stress.

3. Geen grip op wat voor informatie gedeeld wordt en met wie

Hoewel kanalen als intranet, nieuwsbrieven en e-mail vaak verouderd zijn en niet meer geschikt om de moderne - en zeker de jongere - medewerker te bereiken, hebben ze één voordeel voor de organisatie zelf: meer inzicht in en grip op wat voor informatie er precies verspreid wordt onder medewerkers. Binnen WhatsApp zijn er echter slechts gelimiteerde beheerdersrechten aan te wijzen. Iedereen kan delen wat hij of zij wil, ook al is deze informatie wellicht foutief, privacygevoelig of simpelweg ongepast. Het vervolgens corrigeren van misinformatie is een bijna onmogelijke opdracht voor bedrijfsleiders, gezien de grote stroom aan berichten en het gebrek aan overzicht.

Hoe kan het beter?

Bij Flex-Appeal helpen we organisaties om hun medewerkers zich écht betrokken te laten voelen bij het bedrijf; om van disconnectie naar connectie te gaan. We begrijpen als geen ander dat indien je de medewerkersbetrokkenheid wil verhogen, je deze medewerkers eerst moet kunnen bereiken. Communicatie is dan ook de basis van ons digitale platform en app.

Bij het ontwerp van de app hebben we de medewerker centraal gesteld. Als medewerker heb je een persoonlijke tijdlijn waar je alleen berichten te zien krijgt die voor jou relevant zijn. Behoor je bijvoorbeeld wel tot de vulploeg, maar niet tot de kassa? Dan krijg je alleen berichten uit de vulploeg. In tegenstelling tot een intranet, is Flex-Appeal ook interactief en beschikbaar op iOS, Android en het web. Je kan zelf berichten plaatsen binnen jouw groep en reageren op berichten van anderen. Mocht je toch even snel die éne collega een privé-berichtje willen sturen, dan kan dat gemakkelijk en snel via onze persoonlijke chat functionaliteit. Naast berichten ontvangen en sturen, kan je binnen Flex-Appeal altijd je laatste rooster zien en via onze interne marktplaats gemakkelijk een vervanger zoeken mocht je een keer niet kunnen werken.

Ook voor de organisatie als geheel biedt Flex-Appeal veel voordelen. Iemand op het hoofdkantoor of de vestigingsmanager kan via speciale filters een bericht sturen naar een specifieke groep mensen. Bijvoorbeeld naar alle kassamedewerkers tussen de 16 en 20 jaar. Je hebt daarnaast precies inzicht in hoeveel mensen dit bericht daadwerkelijk gelezen hebben. De kans dat mensen het bericht lezen is groot, want ze krijgen er een push notificatie van op hun telefoon (maar alleen van de belangrijke berichten om zo de notificatie-terreur te voorkomen).

Meer weten over Flex-Appeal? Bekijk onze website om een demo aan te vragen of stuur een mailtje naar Jeroen Veenenbos (jeroen@flex-appeal.nl).

Flex-Appeal is dé alles-in-één medewerkers app voor retail- en hospitalitybedrijven. Benieuwd naar de mogelijkheden? Klik onderstaand om direct een vrijblijvende demo te ontvangen.

Probeer Flex-Appeal

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief